Excel 2016 gir oss en rekke muligheter for å korrekt håndtere dataene som er vert der gjennom tabeller, funksjoner og formler. Et av hovedalternativene som Excel 2016 tilbyr oss, er muligheten for å dele dokumentet med andre for redigering, da dette øker design og administrasjonskapasitet for lagrede data.
Derfor bringer Solvetic denne gangen noen tips å gjøre før du deler et regneark i Excel 2016.
1. Oppdater dokumentinformasjon
Når du administrerer et Excel 2016 -ark som andre brukere har tilgang til, er det ideelt å vite om de har gjort noen form for endringer uten å bli informert.
Når vi går til "Fil" -menyen kan vi se alle detaljene i det valgte arket, for eksempel størrelse, tittel, etiketter, forfatter, opprettelsesdato, endringsdato og mer. Ved å ha denne informasjonen er det enkelt å avgjøre om en bruker har gjort noen endringer siden den vil vise hvem og når de gjorde den.
2. Lag en sikkerhetskopi før du deler
Dette trinnet er viktig siden en gang endringer er gjort og disse er lagret, kan de ikke gjenopprettes, og enhver endring kan utvilsomt påvirke utformingen, styringen eller kontrollen over dataene i arket.
Det er viktig å beholde en kopi på din lokale datamaskin eller i skyen. I denne knappen kan du se og kjøpe de beste gratis skylagringstjenestene
3. Se etter skjulte ark
Trinn 1
Noen ganger skjuler vi ark i Excel 2016 for å unngå å redigere sensitive data eller for administrative oppgaver.
Hvis vi vil kontrollere om det gjeldende arket har skjulte ark, gå til "Start" -menyen, "Celler" -gruppen, og der velger vi alternativet "Format" / "Skjul og vis" / "Vis ark"
Steg 2
Dette åpner et nytt vindu der vi vil se navnet på det eller de skjulte arkene i Excel 2016. Klikk på "OK" og arket vil være synlig igjen.
4. Definer redigeringstillatelser for ark
Det er viktig å være tydelig på hvilke brukere som har tilgang til filen og hvilke tillatelser de har i den, siden noen brukere med redigeringstillatelse kan gjøre en hvilken som helst type endring i den.
I Excel 2016 kan vi etablere to typer tillatelser:
- Kan redigere: Gir den valgte brukeren full tilgang til arket
- Kan vise: Med dette alternativet vil brukeren bare kunne se innholdet i arket, men uten muligheten til å redigere det.
For å sjekke hvem som har tilgang til arket og hvilken type tillatelser de har, klikk på "Del" -knappen på høyre side, og der vil informasjonen med den respektive typen tillatelse bli vist.
Som vi kan se, er de enkle trinn, men de lar oss administrere arkene som skal redigeres på riktig måte.
