De nåværende meldingsplattformene gir oss flere løsninger for å utføre en korrekt administrasjon, ikke bare av e -post, men av andre elementer som kontakter, møter, kalender og mer.
Nettopp når det gjelder møter og kalendere, er det viktig å ha en løsning som lar oss varsle alle kontakter om en bestemt hendelse, for eksempel fravær, en viktig melding eller en påminnelse.
For dette har det automatiske svaret blitt utviklet på disse plattformene, slik at når en bruker sender oss en e -post, mottar de et varsel som indikerer at vi ikke er tilgjengelige i en bestemt tidsperiode, og i dag lærer vi hvordan vi lager denne typen svar både i Outlook som i Mail -appen som er innebygd i Windows 10.
1. Opprett et automatisk svar i Windows 10 Mail -appen
Trinn 1
For å utføre denne prosessen i Mail, klikk på tannhjulikonet nederst i programmet og velg linjen "Automatiske svar" på høyre side:
Steg 2
Når du velger denne linjen, vises følgende vindu der vi vil konfigurere følgende.
- Vi kan velge boksen "Send svar bare til kontaktene mine" for å forhindre at det blir sendt til hundrevis av e -postmeldinger som vi ofte mottar.
- Aktiver bryteren "Send automatiske svar"
- Skriv inn meldingen som skal vises i feltet "Innenfor organisasjonen min"
Steg 2
Vi ser følgende, vi har to alternativer:
- Innenfor organisasjonen min: Denne delen sender bare det automatiske svaret til brukere på domenet.
- Utenfor organisasjonen min: Dette alternativet lar oss sende svaret til alle brukere.
2. Opprett et automatisk svar i Outlook 2016
Dette alternativet gjelder for versjonen av Outlook på nettet, men ikke i programmet som er integrert med Office 2016 -pakken eller tidligere.
Trinn 1
For dette kan vi logge inn på følgende lenke:
Steg 2
Når vi logger inn, klikker du på tannhjulikonet ved siden av kontoen vår, og i alternativene som vises velger vi "Automatiske svar":
Trinn 3
Ved å velge dette alternativet kan vi konfigurere følgende:
- Aktiver "Send automatiske svar" -boksen.
- Aktiver boksen "Bare send svar i løpet av denne tiden" og definer dato og tidsintervall som svarene skal sendes til brukerne.
- Skriv inn meldingen din
Trinn 4
Vi kan legge merke til at vi i tillegg kan utføre oppgaver som å blokkere kalenderen slik at den ikke er planlagt i denne tidsperioden, avvise invitasjoner, sende et svar bare til bestemte kontakter eller til alle generelt.
Når disse punktene er definert, klikker du på OK for å lagre endringene.
Når vi mottar en ny e -post, vil avsenderen motta det automatiske svaret som konfigurert:
Vi har sett hvordan det er mulig å etablere denne typen respons for å gi informasjon til brukerne i øyeblikk hvor vi er fraværende.
