Slik sikkerhetskopierer du i SharePoint Online

Den enkleste måten vi kan implementere som brukere eller administratorer for å bevare integriteten og tilgjengeligheten av informasjon, spesielt relevante eller kritiske data, er å kjøre sikkerhetskopier ofte siden en programvare- eller maskinvarefeil kan oppstå når som helst som påvirker denne typen informasjon. Hvis dette er potensielt sensitivt, kan det ha en negativ innvirkning på hele selskapets gjennomføring.

SharePoint Online og OneDrive for business er to av de mest allsidige applikasjonene utviklet av Microsoft som er vert for viktige data for optimal utførelse av oppgaver, mens OneDrive fungerer som en skyplattform. SharePoint Online tilbyr oss en rekke elementer som maler, flyter, data , skjemaer og mer, som fungerer automatisk for å generere resultater i henhold til konfigurasjonen som er opprettet. Så hvis en feil har en negativ innvirkning på driften av disse, er sikkerhetskopier avgjørende for å unngå å påvirke normale prosesser siden det vil være nyere versjoner av sikkerhetskopierte data.

Solvetic vil forklare hvordan vi kan lage en sikkerhetskopi av SharePoint Online og dermed være sikker på at informasjonen vil være beskyttet og tilgjengelig.

Noe å huske på er at både Office 365 og SharePoint integrerer et alternativ for sikkerhetskopiering slik mange applikasjoner gjør, men i SharePoint har vi muligheten til en oppbevaringspolicy som lar oss automatisk beholde eller slette visse elementer avhengig av saken.

Denne policyen kan brukes globalt på alt SharePoint -innhold eller bare på utvalgte nettsteder. Når vi implementerer denne policyen, vil det bli opprettet et bibliotek for oppbevaring av oppbevaring der det slettede innholdet vil bli lagret i en bestemt periode, slik at det vil være tilgjengelig hvis vi trenger tilgang til det.

SikkerhetsinnstillingerDet er noen sikkerhetsalternativer som vi må ta i betraktning når vi bruker denne metoden:

• Alle kopier blir lagret på samme fysiske sted.

• De er avhengige av Microsoft -tjenester.

• Disse vil bare være synlige for administratorer av SharePoint -områdesamlinger.

• Vi må ha et aktivt abonnement på SharePoint Online.

Sikkerhetskopieringsarkitekturen og gjenopprettingsprosessene som er innebygd i SharePoint, legger til sikkerhetskopier og gjenoppretting fra serverfarmer, sikkerhetskopier og gjenoppretting fra en ikke-vedlagt innholdsdatabase.

Backup fordelerPå forretningsnivå er det forskjellige miljøer der sikkerhetskopiering er mer enn avgjørende for kontinuitetsprosesser, noen av disse er:

• Gjenoppretting av utilsiktet slettet innhold som ikke er beskyttet av papirkurven eller versjonskontrollen.

• Gjenoppretting fra en uventet maskinvare- eller programvarefeil.

• Flytting av data mellom anlegg eller en maskinvare- eller programvareoppdatering.

Nå skal vi se på noen metoder for å lage en SharePoint Online -sikkerhetskopi. Husk at SharePoint Online ble opprettet for å lagre, organisere og dele informasjon med alle typer enheter ved hjelp av en nettleser som Safari, Microsoft Edge, Internet Explorer, Chrome eller Firefox på en omfattende måte.

Nå er det endeløse funksjoner og fordeler ved å bruke SharePoint Online, noe som gjør sikkerhetskopiering til et must-do.

Funksjoner og fordeler

• Vi kan generere informasjon og koble brukere gjennom intranett og portaler hvorfra det vil være mulig å dele ressurser og applikasjoner.

• Det vil være mulig å bruke datadeling og samarbeid med flere brukere.

• Den har innebygd intelligens for mer spesifikke resultater.

• Vi har opptil 25 TB fillagringsplass per nettstedssamling eller gruppe.

• Det vil være mulig å organisere og administrere innhold gjennom biblioteker og lister med metadata, journalbehandling og oppbevaringspolicyer.

• Den lar deg dele filer og innhold sikkert med mennesker i og utenfor organisasjonen.

• Vi har tilgang til intranett, teamsider og innhold ved å bruke SharePoint -mobilappen for Android, iOS og OneDrive -mobilappene for Android, iOS og Windows.

• Automatiser forretningsprosesser ved hjelp av varsler og arbeidsflyter.

Husk at i tillegg til online -versjonen, er det mulighet for å laste ned SharePoint på mobiltelefonen din, slik at du kan nyte alle fordelene direkte fra smarttelefonen. I den følgende videoen kan du se hvordan du laster ned appen og begynner å bruke den.

1. Hvordan lage sikkerhetskopiering ved hjelp av tredjepartsapplikasjoner fra SharePoint

Dette er et av de mest brukte alternativene for å lage SharePoint Online -sikkerhetskopier, dette fordi det ikke vil være mulig å utføre prosessen innfødt.

I nettverket finner vi flere applikasjoner, alle med prøveperioder fra 15 til 30 dager, men de er i stand til å lage komplette eller inkrementelle sikkerhetskopier av både postbokser og offentlige mapper i Office 365, samt SharePoint Online og OneDrive for Forretningsnettsteder.

funksjonerI de fleste av disse programmene finner vi funksjoner som:

• Sikkerhetskopiering av Office 365 -postkasser.

• Sikkerhetskopiering av SharePoint Online og OneDrive for Business.

• Sikkerhetskopiering av Office 365 offentlig mappe.

• Sikkerhetskopiering av utstyrsdata.

• Datamigrasjon fra SharePoint Online og OneDrive for Business.

• Inkrementell sikkerhetskopiering.

• Postboks og offentlig mappes datasikkerhet.

• Sikkerhetskopiering og VM -lagring (virtuelle maskiner)

• Sikkerhetskopier på forespørsel eller planlegg automatiske sikkerhetskopier

• Sentralisert ledelse.

• Granulær gjenoppretting og mange flere funksjoner.

Det er opp til oss å velge den som passer best til gjeldende gjenopprettingsbehov.

2. Lag SharePoint Online Backup ved hjelp av Microsoft Contact Center

Dette er en metode der vi kan kontakte Microsofts kundestøtte for å gi oss muligheten til å gjenopprette nettstedssamlingen der de berørte bibliotekene er vert. Vi må huske på at Microsoft utfører en sikkerhetskopi (ikke hyppig) av SharePoint -nettstedene og når du be dem om denne kopien for å gjenopprette informasjonen. Det er mest sannsynlig at data mangler, siden de i motsetning til oss kan lage denne kopien hver måned eller hver 15. dag.

Hvis vi ønsker å kontakte Microsofts kundestøtte, kan vi gjøre det fra følgende lenke:

FORSTØRRE

Der klikker vi på Hjelp -knappen og deretter på alternativet Få teknisk støtte.

Aspekter å vurdereNoen aspekter du må huske på med denne metoden for å kontakte Microsoft:

• Microsoft støtter Bilder hver 12. time, og hvert av disse bildene vil være tilgjengelig i 14 dager.

• Det er bare mulig, fullstendig restaurering av samlingen av nettsteder.

• Gjenopprettingen bruker den samme URL -adressen, det vil si bildet av nettstedssamlingen som vil bli aktivert, noe som indikerer at alle dataene som er lagret i URL -adressen, vil gå tapt.

• Vi vil bare kunne gjenopprette hele nettstedet for nettstedssamlingen.

3. Slik overfører du SharePoint -elementer manuelt

Denne metoden kan ta tid å fullføre og kan derfor bli monoton fordi den innebærer manuell migrering av SharePoint Online -nettsteder og biblioteker. Denne teknikken er kjent som Offboarding, det vil si muligheten til å flytte Office 365 -data til delte filbaner eller til en lokal datamaskin.

Slik arkiverer du innhold i dokumentbiblioteket i SharePoint OnlineSharePoint Online dokumentbiblioteker inneholder vanligvis forskjellige filtyper, og SharePoint beholder informasjon om hver fil som SharePoint lagrer, men mye av denne informasjonen blir ikke bevart når filene lastes ned, informasjon som ikke er inkludert når en fil lastes ned, er:

• Arbeidsflytinformasjon

• Versjonsinformasjon

• Maler

• Tillatelser for filtilgang

• Dokumentegenskaper

Trinn 1
For å bruke denne metoden går vi til SharePoint Online og der får vi tilgang til biblioteket der informasjonen som skal kopieres ligger:

FORSTØRRE

Steg 2
Vi klikker på alternativet Vis og del filer, og i det neste vinduet velger vi filene som skal flyttes eller kopieres, og klikker på knappen Kopier til øverst:

FORSTØRRE

Trinn 3
Følgende vises. Der kan vi klikke på linjen Andre nettsteder og deretter velge en mappe på den lokale datamaskinen.

4. Slik arkiverer du SharePoint Online -lister

For å arkivere innholdet i SharePoint Online dokumentbibliotek (er), vil det være nødvendig å etablere en forbindelse til selskapets SharePoint Online -nettsteder, og brukeren som arkiverer innholdet i SharePoint -listen må ha Excel installert fra versjon 2010 på farten fremover.

SharePoint -listerFølgende typer SharePoint Online -lister kan kobles til Outlook:

• Kalender

• Kontakter

• Hjemmelekser

• Dokumentbiblioteker

• Diskusjon

Trinn 1
For å oppnå denne metoden får vi tilgang til SharePoint -listene, og øverst ser vi knappen Eksporter til Excel:

FORSTØRRE

Steg 2
Ved å klikke der må vi definere banen og navnet som skal tilordnes Excel -filen. Dette vil opprette en manuell sikkerhetskopi av SharePoint Online -listene.

FORSTØRRE

5. Slik gjenoppretter du nettstedssamlinger, undersider og biblioteker fra SharePoint papirkurven

Det er normalt at vi av en eller annen grunn har eliminert objekter som nettsteder, lister osv., Vil bli liggende i papirkurven i en periode på 30 dager fra datoen de ble eliminert, slik at når servicenivåavtalen avsluttes (SLA) på 30 dager, blir dataene i papirkurven slettet uten manuelle gjenopprettingsalternativer.

For å gjenopprette et SharePoint -objekt med denne metoden, går vi til papirkurven, og der velger vi filene som skal gjenopprettes, og klikker på alternativet Gjenopprett:

FORSTØRRE

MerkFor individuelle varer vil maksimal gjenopprettingstid være 90 dager, og vi har ytterligere 14 dager etter sletting av papirkurven for å kunne sende en tjenestebillett til Microsoft for å gjenopprette slettede data, men disse dataene må stamme fra en av sikkerhetskopiene Microsoft utfører to ganger om dagen for SharePoint.

Dermed er de generelle alternativene for å lage en sikkerhetskopi eller gjenopprette SharePoint -elementer varierte, så vi må analysere hvilke filer eller attributter som bør sikkerhetskopieres for å ta de nødvendige tiltakene.