Microsoft har utviklet Office -pakken med forskjellige applikasjoner som er fokusert på det daglige arbeidet til hver bruker, og derfor har hver og en en spesiell design. For brukere som håndterer store datamengder, er Excel den ideelle løsningen for de som må utføre PowerPoint -presentasjoner er din allierte akkurat som Word for alle filemner.
En av programmene som er en del av Office -pakken, men som ikke er installert som standard, er SharePoint, som vi kan skaffe gjennom forskjellige betalingsplaner.
Hva er SharePointSharePoint er designet med en bedriftstilnærming for opprettelse av nettsteder, ved å implementere SharePoint vil det være mulig å bruke det som et trygt og sentralt sted hvor vi kan lagre, organisere eller dele informasjon ved hjelp av forskjellige enheter for å få tilgang til informasjon via en nettleser for eksempel Microsoft Edge, Chrome eller Firefox.
Oppgaver i SharePointNoen av oppgavene vi kan utføre i SharePoint er:
- Last opp filer til SharePoint -dokumentbiblioteket for å få tilgang til dem hvor som helst eller på hvilken som helst enhet.
- Arbeid med andre brukere på samme dokument og samtidig i sanntid.
- Åpne et dokument i et dokumentbibliotek.
- Del dokumenter med flere brukere.
- Lag et teamområde.
- Del forskjellige nettsteder.
- Legger til en liste eller et bibliotek på teamområdet ditt og mange flere handlinger.
- En av de mest utførte oppgavene i SharePoint er å lage arbeidsflyter.
Her forklarer vi trinnene for å lage arbeidsflyter i SharePoint2021-2022 online. Vi gir deg også denne videoopplæringen som et supplement for å kunne lage et team eller en kommunikasjonsside i SharePoint Online.
1. Hva er en arbeidsflyt i SharePoint Online
SharePoint -arbeidsflyter er opprettet for å gi brukerne muligheten til å samarbeide om dokumenter og derfra administrere prosjektoppgaver, noe som letter implementering av spesifikke prosesser i dokumenter, filer eller elementer på et SharePoint -nettsted.. På denne måten fungerer arbeidsflyten som et sett med automatiserte oppgaver for både dokumenter og elementer ved hjelp av en rekke handlinger eller oppgaver som er relatert til en forretningsprosess.
Dette er igjen forbundet med en forretningslogikk som danner et sett med instruksjoner der indikasjoner gis og alle handlinger som kan påvirke dokumentet eller elementet som er integrert i arbeidsflyten, kontrolleres. En arbeidsflyt gir oss løsninger som:
- Kostnadsreduksjon.
- Forbedringer i tide for å koordinere forretningsprosesser.
- Se, rediger eller tildel en arbeidsflytoppgave til en eller flere brukere.
Bruker for SharePointEt SharePoint -nettsted består av forskjellige arbeidsflyter som er designet for å fungere i flere vanlige forretningsscenarier:
- Samle tilbakemelding: Med denne flyten omdirigerer du et dokument eller element til en gruppe mennesker for å finne dem og sende kommentarene deres.
- Godkjenning: Ved å bruke denne flytningen blir dokumentet eller elementet gjort tilgjengelig for en gruppe mennesker for godkjenning.
- Samle signaturer: Denne flyten sender et Microsoft Office -dokument til en gruppe mennesker for å samle sine digitale signaturer.
- Tre stater: Det er en spesiell arbeidsflyt siden den kan implementeres for administrasjonsprosesser der det er nødvendig å følge opp ett eller flere volumer av problemer eller elementer, for eksempel hendelser med teknisk bistand, salgskampanjer, etc.
- Publikasjonsgodkjenning: Det er en identisk flyt til godkjenning, siden det automatiserer sending av innhold til ekspertbrukere for gjennomgang og godkjenning.
SharePoint -alternativerTilgjengeligheten til en flyt er knyttet til plasseringen av nettstedet, og avhengig av hvor den legges til, er noen alternativer:
- Hvis en flyt blir lagt til i en listeinnholdstype, blir denne flytingen bare aktivert for elementer av samme innholdstype i den tilknyttede listen eller biblioteket.
- Hvis en flyt legges direkte til en liste eller et bibliotek, vil den bare være tilgjengelig for elementer i listen eller biblioteket i SharePoint
- Hvis vi legger til en flyt til en nettstedets innholdstype, vil den bare være tilgjengelig for alle elementene i den innholdstypen i listene og bibliotekene der en forekomst med det innholdet er lagt til.
- Hvis vi ønsker at en arbeidsflyt skal være tilgjengelig i alle lister eller biblioteker på et nettsted, må vi opprette en nettstedflyt.
Slik oppretter du arbeidsflyt i SharePointNå skal vi se hvordan du oppretter en arbeidsflyt i SharePoint.
Når du oppretter en arbeidsflyt i SharePoint, er Microsoft Flow integrert for å konfigurere arbeidsflyter for lister og biblioteker på både SharePoint Online -plattformen og OneDrive for Business.
Microsoft Flow er utviklet for å automatisere oppgaver mellom SharePoint og andre Office 365 samt tredjepartstjenester for å motta varsler, synkronisere filer, samle inn data og flere oppgaver. SharePoint -planen kan kjøpes på følgende lenke. Der velger vi det alternativet som passer best for våre behov.
2. Lag arbeidsflyt i SharePoint Online
Trinn 1
For å starte denne prosessen går vi til følgende lenke og angir legitimasjonen som ble opprettet ved kjøp av SharePoint Online -planen:
Steg 2
Vi vil se følgende:
Trinn 3
Der velger vi "SharePoint", og vi blir omdirigert til følgende vindu:
Trinn 4
Der vil det være nødvendig å opprette et nettsted for å kunne bruke arbeidsflyten, for dette klikker vi på "Opprett et nettsted" -knappen, og vi vil se følgende:
FORSTØRRE
Trinn 5
Der definerer vi typen nettsted som skal opprettes, i dette tilfellet velger vi "Gruppeside", og i det neste vinduet definerer vi navn og personverninnstillinger for det:
FORSTØRRE
Trinn 6
Klikk på Neste, og det vil være mulig å legge til flere eiere, klikk på Fullfør for å opprette nettstedet:
FORSTØRRE
Trinn 7
Deretter vil vi lage en ny liste, for dette klikker vi på knappen Ny og der velger vi Liste:
Trinn 8
I det neste vinduet tilordner vi et navn og en beskrivelse av listen:
Trinn 9
Klikk på Opprett for å fullføre opprettelsen av listen vår, og vi blir omdirigert til dette vinduet hvor vi vil se alternativene for den opprettede listen:
FORSTØRRE
Trinn 10
Der, øverst på listen eller biblioteket som vi har opprettet, må vi klikke på "Flyt" -alternativet og deretter klikke på "Opprett en flyt" -alternativet:
Trinn 11
Ved å klikke der, vil følgende sidefelt vises med forskjellige maler som skal brukes i flyten som skal opprettes. Vi kan klikke på linjen "Se strømmer" for å få tilgang til flere alternativer.
FORSTØRRE
MerkVi kan velge de tilpassede handlingsflytmalene nederst på listen for å lage en flyt fra bunnen av og i henhold til våre krav.
Trinn 12
I dette tilfellet velger vi malen "Send en e -post", og vi blir omdirigert til følgende vindu der vi vil se veiviseren for Microsoft Flow:
Trinn 13
Der klikker vi på "Introduksjon" -knappen for å godta lisensvilkårene og få tilgang til Microsoft Flow.
MerkOffice 365 -tjenester som SharePoint og Outlook tar seg automatisk av å opprette tilkoblingene.
Trinn 14
Vi vil se følgende:
FORSTØRRE
Trinn 15
Basert på den valgte flyten, vises alternativene. Klikk på "Opprett flyt" -knappen for å starte konfigurasjonsprosessen. Et annet alternativ vi har er å gå til delen "Maler" og derfra få tilgang til alle tilgjengelige alternativer:
FORSTØRRE
Trinn 16
Der kan vi klikke på ønsket mal for flyten i SharePoint Online:
FORSTØRRE
Trinn 17
Når arbeidsflyten er opprettet, kan vi gå til delen "Mine strømmer" for å se detaljene:
FORSTØRRE
Trinn 18
I noen maler vil det være nødvendig å bruke en type handling på dem, for eksempel har vi valgt malen "Send meg posisjonen min på post". Når vi har startet prosessen med å lage flyten, er det første trinnet å ta kjent som en utløser, som vil bestemme måten strømningen må startes på:
FORSTØRRE
Trinn 19
I dette tilfellet skriver vi inn en e -post i "Send e -post" -feltet og klikker deretter på "Nytt trinn", og vi kan definere handlingen som skal utføres. Husk at arbeidsflyten vil utføre disse handlingene automatisk i henhold til kriteriene vi angir.
FORSTØRRE
Trinn 20
Et gunstig poeng med SharePoint er at det vil være mulig å kontrollere integriteten til flyten, for dette klikker vi på alternativet "Flow checker", og vi vil kunne se både feil og advarsler:
Trinn 21
For å bekrefte at flyten fungerer korrekt, klikker vi på "Utfør" -knappen, og følgende vil vises:
Trinn 22
Der ser vi hvilken type mal som er valgt, så vel som handlingen som skal utføres, klikker vi på "Fortsett" og vi vil se noen flere alternativer:
Trinn 23
Klikk på "Utfør flyt" for å utføre testene, og resultatet blir som følger:
Trinn 24
Hvis vi ønsker det, kan vi klikke på linjen "Se strømningsutførelsesaktivitet" for å få tilgang til historien til den valgte flyten:
FORSTØRRE
Trinn 25
Denne malen er nå ansvarlig for å sende posisjonen vår til e -postadressen, derfor vil vi se følgende i adressen vi angir:
FORSTØRRE
3. Arbeidsflytalternativer i SharePoint Online
Trinn 1
Når vi velger en opprettet flyt, kan vi klikke på "Mer" -ikonet og utføre handlinger som:
- Kjør den valgte flyten
- Del den med andre brukere
- Lag en kopi
- Eksporter den
- Lagre den som en mal
- Analyser det
- Fjern det
Steg 2
Som vi kan se, er hvert alternativ komplett og praktisk. Noe å huske på er viktig for å holde tritt med varsler, er muligheten til å bruke mobilenheten vår til å motta varsler eller redigere noen parametere, for dette kan vi laste ned Microsoft Flow -applikasjonen i følgende lenker. Når den er lastet ned og installert, må vi konfigurere kontoen som er knyttet til SharePoint for å motta varsler.
Med SharePoint -arbeidsflyten integrert med Microsoft Flow har vi mange alternativer for administrasjon og kontroll over relevante aspekter ved gruppesamarbeid og hvert nettsted eller bibliotek som opprettes.
