E-postmeldingsplattformer blir sterkere hver dag takket være deres funksjoner og funksjoner som gjør at administrasjon av e-post, kalendere og kontakter hver dag kan bli mye mer sentralisert. Det er normalt at vi mottar en betydelig mengde e -poster i innboksen vår eller andre steder, og hvis vi ikke utfører en rengjøringsprosess ofte, kan vi stå overfor en metning av e -poster som kan ha en negativ innvirkning på oppførselen til e -post.
Noen nåværende e -postplattformer kan automatisk slette de eldste e -postmeldingene som ligger i e -posten, med tanke på visse verdier som avsendere eller tid for å se dem mottatt.
Gmail er en av de mest brukte e-postplattformene som tilbys av Google, verre innenfor funksjonene, selv om vi har innebygde filtre, fungerer disse filtrene bare på nye innkommende e-poster, men de kan ikke brukes på gamle e-poster. Derfor må vi finne en måte å lage en regel eller filtre for å slette e -postmeldinger som har vært i Gmail lenger enn nødvendig, siden disse e -postene uten tvil ikke vil være nyttige.
For å optimalisere disse Gmail -rengjøringsoppgavene har vi en gratis utvidelse kalt Email Studio som er utviklet for å optimalisere og kunne utføre mange flere oppgaver i Gmail, utover de forhåndsdefinerte, og dermed tillate kontroll mye bedre på hver innkommende og eksisterende post .
VerktøyMed Email Studio vil vi disponere nyttige verktøy for å:
- Send e -post senere
- Å kunne sende intelligente automatiske svar
- Utfør videresending av e -post til en annen mottaker
- Klon utkast fra Gmail
- Slett e -postmeldinger automatisk basert på visse kriterier og mer.
Trinn 1
For å installere denne utvidelsen kan vi gå til følgende lenke:
Ved å få tilgang til denne lenken vil vi se følgende:
FORSTØRRE
Steg 2
Der klikker vi på Installer -knappen, og følgende melding vises:
Trinn 3
Der klikker vi på Fortsett-linjen for å fullføre installasjonsprosessen for dette tillegget i Gmail.
Trinn 4
Med denne utvidelsen installert kan vi fortsette å konfigurere automatisk sletting av e -post i Gmail.
Konfigurasjon av automatisk sletting av e -post i Gmail.
FiltreNår du bruker e -poststudio -pluginet, spesielt alternativet for rensing av e -post (opprydding av e -post), vil det være mulig å bruke visse filtre, for eksempel:
- Slett alle e -poster som er mottatt for mer enn en måned siden, og som igjen kommer fra bestemte avsendere eller er i en bestemt mappe, for eksempel innboksen
- Arkiver og merk som lest alle e -poster i innboksmappen som er eldre enn 3 måneder
- Slett alle e -postmeldinger permanent fra papirkurven og søppelpostmappen i Gmail etter 2 dager. Husk at Gmail som standard bare sletter søppelpost og søppel etter 30 dager etter at det var der
- Sett "oppfølging" -taggen til alle e-postene du har omtalt etter en uke eller en måned etter mottak.
Dette automatiske renseverktøyet har en e -postabonnent som det er mulig å enkelt fjerne e -postadressen vår fra spam -lister og andre masse -e -poster, noe som er veldig vanlig i dag.
Trinn 5
For å aktivere dette alternativet i Gmail, vil det være nødvendig å åpne en e -post i innboksen for å aktivere alternativet Email Studio på høyre side:
FORSTØRRE
Trinn 6
Der klikker vi på alternativet Opprydding av e -post, og følgende vises:
Trinn 7
Vi klikker på Legg til ny regel for å lage vår eliminasjonsregel, og når vi velger dette alternativet, ser vi følgende:
Trinn 8
Som vi kan se, bruker Email Clean Up en rekke betingelser og handlinger for å bruke eliminering av e -post.
På betingelsesnivået finner vi faktorer som:
Velg EtikettDette alternativet lar oss velge stedet hvor e -postene skal fjernes, der finner vi alternativer som innboks, søppelpost, søppel osv.
MottattI denne delen kan vi definere tidsperioden som e -postene må oppfylle for å bli eliminert, der har vi fra 1 dag til 6 år
Trinn 9
I Fra -feltene definerer vi om nødvendig avsenderen av e -posten, og i feltet Emne definerer vi e -postens emne hvis vi vil slette bestemte e -poster.
MerkInnen disse alternativene er det mulig å bruke avanserte Gmail -søkeoperatorer som nyere_ enn eller inneholder: vedlegg eller større_ enn slik at disse parametrene samsvarer nøyaktig med Gmail -meldingene som skal arkiveres, slettes eller flyttes til en annen mappe.
I handlingsdelen nederst kan vi aktivere følgende bokser:
Arkiver detVi arkiverer de definerte e -postene
Merk som lestVi markerer de valgte e -postene som lest
Start detVi åpner de valgte e -postene
Avslutt fra ListDet lar oss legge igjen en postliste der vi er registrert
Flytt til søppelFlytt e -postene til papirkurven
Slett permanentSlett e -post permanent
Trinn 10
I tillegg vil det være mulig å bruke en etikett i alternativet Velg etikett nederst.
Trinn 11
Hvis vi vil slette e -postene, kan vi velge alternativet Flytt til papirkurv og deretter tømme papirkurven eller velge alternativet Slett permanent. Når dette er definert, klikker vi på Lagre -knappen nederst, og denne oppgaven vil automatisk bli utført hver time, med kriteriene for en cron -jobb, og vil være ansvarlig for å utføre handlingen som er spesifisert i e -postene som samsvarer med tilstanden vi har definert.
Når vi lagrer handlingen, kan vi se den i sidepanelet, og der vil det være mulig å redigere, utføre eller slette den:
Trinn 12
Når vi utfører denne handlingen, vil vi se et sammendrag av e -postene som er slettet, ellers vil vi se at det ikke var noen samsvar med de definerte kriteriene:
Trinn 13
Ellers vil vi se antall e -poster som ble behandlet:
Så enkelt er Email Studio et nyttig og praktisk alternativ for å fjerne hundrevis eller tusenvis av e -postmeldinger fra Gmail -kontoen vår som tar unødvendig plass og dermed administrerer e -posten vår mye bedre.
